Thuiswerken is in de afgelopen jaren steeds meer een structureel onderdeel geworden van de arbeidscultuur. Het thuiswerken kan een werknemer en werkgever vele voordelen opleveren, maar kan ook leiden tot discussies. Zo vinden sommige werkgever het moeilijk om de controle los te laten op de zichtbaarheid van de arbeidsproductiviteit van werknemers.
Welke mogelijkheden heeft een werkgever om toezicht te houden op de werkzaamheden van de thuiswerker? Mag een werkgever een tracker of monitoringsoftware inzetten op een thuiswerkcomputer? Is het toegestaan om e-mails van werknemers te bekijken of camerabeelden te gebruiken?
De huidige continue (verwachte) bereikbaarheid in onze maatschappij roept daarnaast ook de vraag op of een werknemer het recht heeft om buiten werktijden niet gestoord te worden en niet bereikbaar kan zijn voor zijn werkgever.
In deze blog worden de juridische kaders rondom bovenstaande vragen besproken.
Het monitoren van werknemers
Voor een werkgever zijn er verschillende mogelijkheden om thuiswerkende werknemers te monitoren. Dit kan bijvoorbeeld met speciale software die registreert wat werknemers thuis op hun computer doen of screenshots en/of video-opnames maakt van de thuiswerkplek. Deze methodes hebben veel invloed op de privacy van een werknemer. Vandaar dat een werkgever aan een aantal vereisten moet voldoen, alvorens hij zijn werknemers op een dergelijke manier mag controleren.
De belangrijkste regels zijn vastgelegd in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Deze wetten behoren tot de belangrijkste wetten die betrekking hebben op de bescherming van persoonsgegevens.
Grondslag monitoren werknemers
Als eerste heeft een werkgever een goede grondslag nodig, die het controleren van werknemers en het verwerken van hun persoonsgegevens rechtvaardigt. Een werkgever moet daarom kunnen aantonen waarom zijn belang om werknemers te monitoren zwaarder weegt dan de rechten en belangen van zijn werknemers.
In artikel 6 lid 1 van de AVG zijn verschillende grondslagen opgenomen die rechtvaardigen dat een werkgever de gegevens van zijn werknemers verwerkt. Er moet spraken zijn van tenminste één van deze gronden:
- De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn (persoons)gegevens;
- Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een overeenkomst uit te voeren;
- De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
- Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om vitale belangen te beschermen;
- Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om een taak van algemeen belang uit te voeren/ openbaar gezag uit te oefenen;
- Het is noodzakelijk om gegevens te verwerken om het gerechtvaardigde belang te behartigen.
Belangrijk is om nog op te merken dat het niet voldoende is als werknemers toestemming hebben gegeven voor de verwerking van hun (persoonlijke) gegevens. Het is voor werknemers namelijk lastig om, in verband met de rechtsverhouding, een verzoek van hun werkgever te weigeren (grond 43 AVG).
Noodzaak
Uit bovenstaande grondslagen blijkt dat er altijd sprake moet zijn van een (aantoonbare) noodzaak, alvorens het een werkgever is toegestaan zijn werknemers te monitoren. Als er een minder ingrijpende opties bestaat dan moet die optie worden gebruikt. In veel gevallen zal een minder ingrijpende optie aanwezig zijn. Zo kunnen bijvoorbeeld prestatienormen worden afgesproken tussen een werkgever en werknemer. Afhankelijk van die normen is het niet per se noodzakelijk om een werknemer te monitoren op de eigen werkplek.
Informeren personeel
Daarnaast moeten de werknemers geïnformeerd worden over de controle. Zo moeten zij kennis hebben van welke controles zijn toegestaan, waarom en wanneer er wordt gecontroleerd, welke gegevens er worden verzameld en op welke manier deze controles plaatsvinden.
Recht op persoonlijke levenssfeer
Het controleren van werknemers is niet onbegrensd. Werknemers hebben recht op privacy. Het monitoren van werknemers, met behulp van een programma of een camera, tast namelijk de persoonlijke levenssfeer van een werknemer aan. Deze persoonlijke levenssfeer wordt beschermd in artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM) en artikel 7 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie. Zo mag een werkgever geen e-mails lezen die duidelijk privé zijn.
Gegevensbeschermingeffectbeoordeling (GEB)
Indien een werkgever grootschalig, stelselmatig of heimelijk wil monitoren om bijvoorbeeld zo het email en internetgebruik van een werknemer te controleren, moet een werkgever een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitvoeren (artikel 35 AVG).
Dit is een instrument waarmee vooraf wordt beoordeeld wat de privacy risico’s zijn van de gegevensverwerking, zodat er door een organisatie/de werkgever maatregelen genomen kunnen worden om deze risico’s te verkleinen.
Heimelijke controle
Indien een werkgever zijn werknemers wil controleren zonder dat zij daar weet van hebben, moet een werkgever aan een aantal extra voorwaarden voldoen. Heimelijke (en/of structurele) monitoring is namelijk óók in strijd met artikel 8 EVRM (recht op privéleven). Dit is in het arrest Bărbulescu/Roemenië van de Grote Kamer van het EHRM bevestigd.
Bij een heimelijke controle moet er, naast alle voorgaande voorwaarden, aan aanvullende vereisten worden voldaan. Deze zijn:
- Redelijke verdenking van een strafbaar feit;
- Er is geen andere optie mogelijk;
- De controle is incidenteel;
- De betrokkene wordt achteraf geïnformeerd;
- Er moet vooraf een GEB uitgevoerd zijn.
Onbereikbaarheid buiten werktijd
Het recht op onbereikbaarheid is een onderwerp dat al lang speelt. Op 21 juli 2020 is er in de Tweede Kamer een wetsvoorstel ingediend waarmee wordt beoogd te waarborgen dat werknemers het recht hebben om niet gestoord te worden buiten werktijd. Dit wetsvoorstel is nog niet van kracht. Betekent dit dat een werknemer continu op stand-by moet staan voor zijn werkgever?
Ondanks dat bovengenoemde nog niet concreet in een wet is opgenomen, bestaan er in Nederland al wel een aantal wettelijke regels die dit (indirect) waarborgen. Artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek (BW) legt bijvoorbeeld een werkgever een zorgplicht op. Dit houdt in dat een werkgever verplicht is om haar werknemers een veilige werkomgeving te bieden, zowel fysiek als psychisch. Deze zorgplicht betreft niet alleen het voorkomen van arbeidsongevallen maar ook het voorkomen van psychische klachten die door stress of een te hoge werkdruk kunnen ontstaan. Daarbij kan ook gedacht worden aan het niet storen van een werknemer buiten werktijd.
In de Arbeidstijdenwet (artikel 5:7 e.v.) zijn een aantal regels opgenomen die arbeidstijden en rusttijden voor werknemers waarborgen. Deze regels bieden indirect ook bescherming tegen een structurele verstoring van de privétijd. Een werknemer kan ook via cao-afspraken, een personeelsreglement en/of de arbeidsovereenkomst afspraken vastleggen over de bereikbaarheid buiten werktijd. In bepaalde sectoren, denk bijvoorbeeld aan de Rijksoverheid, bestaan inmiddels ook beleidsafspraken over onbereikbaarheid na werktijd.
Tot slot
Concluderend is het voor een werkgever mogelijk om werknemers te monitoren tijdens hun thuiswerken. Echter zijn hier wel strenge regels aan verbonden op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens en het Handvest voor de grondrechten van de Europese Unie.
Indien een werkgever structureel zijn werknemers wil controleren, moet deze allereerst een gegevensbeschermingeffectbeoordeling (GEB) uitgevoerd hebben. Indien sprake is van een heimelijke controle, moet er nog aan aanvullende vereisten worden voldaan.
Het recht op onbereikbaarheid buiten werktijd is nog niet in een wet verankerd, ondanks dat er wel een wetsvoorstel is ingediend. Indirect wordt er wel bescherming aan werknemers geboden via artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek en de Arbeidstijdenwet.
Advocaat arbeidsrecht
Neem voor meer informatie contact op met:
Advocaat / Curator
mr. drs. M. (Michiel) Vriezekolk
Advocaat
mr. M. (Maartje) Roerdink
Deze blog beschrijft slechts enkele hoofdlijnen, beoogt niet volledig te zijn en is alleen bedoeld als een oriëntering van het toe te passen recht voor de in deze blog beschreven situaties. Aan deze blog kunnen dan ook geen rechten worden ontleend.
