Zieke werknemer: wat mag een werkgever?

Als je ziek wordt terwijl je werkt, kan dat veel vragen oproepen. Wat mag je werkgever eigenlijk van je vragen? En misschien nog belangrijker: wat niet? Hoewel het logisch lijkt dat een werkgever duidelijkheid wil, zijn de regels strenger dan veel mensen denken. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) stelt duidelijke grenzen aan wat wel en niet is toegestaan. Tegelijkertijd spelen er bij ziekte ook andere verplichtingen, zoals begeleiding door de arbodienst of bedrijfsarts.

Wat mag je werkgever wel vragen bij ziekte?

Als je ziek bent, moet je dit zo snel mogelijk melden bij de werkgever. Krijgt je werkgever een ziekmelding, dan mag hij niet zomaar alles vragen. De AVG geeft namelijk ruimte om noodzakelijke informatie vast te leggen. Dit is informatie die nodig is om te bepalen hoe het verder moet gaan met de werkzaamheden en of je recht hebt op doorbetaling van je loon. Je werkgever mag de volgende gegevens registreren:

• Je telefoonnummer en het (verpleeg)adres waar je bereikbaar bent
• Hoelang je verwacht ziek te zijn
• Welke werkzaamheden en afspraken nog lopen
• Of je onder het vangnet van de Ziektewet valt, zonder dat je hoeft te zeggen om welke regeling het gaat
• Of je ziekte het gevolg is van een arbeidsongeval
• Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij de schade verhaald kan worden op de veroorzaker

Mag je werkgever in je mailbox kijken tijdens ziekte?

Het kan zo zijn dat je, wanneer je ziek bent, je werkzaamheden niet volledig kunt overdragen aan je werkgever. In dat geval kan het soms nodig zijn dat je werkgever toegang nodig heeft tot je zakelijke e-mail. Maar mag dat eigenlijk zomaar?

Ook op de werkvloer heb je recht op privacy, dit is vastgelegd in het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens. Dat betekent een mailbox, ondanks dat deze door de werkgever beschikbaar wordt gesteld, niet zomaar vrij toegankelijk is. Een werkgever mag dus niet zonder meer in je mailbox kijken. Het bekijken van een mailbox kan een inbreuk zijn op de privacy van de werknemer. De mailbox kan persoonlijke gegevens bevatten, hierdoor is de AVG van toepassing.

Als werkgever moet je aan een aantal voorwaarden voldoen om de mailbox van een werknemer te kunnen bekijken:

• er moet een geldige grondslag zijn. In de meeste gevallen zal de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ van toepassing zijn;
• het moet noodzakelijk zijn. Dit betekend dat het doel niet op een andere, minder ingrijpende manier bereikt kan worden.

Zo kan bijvoorbeeld als reden worden gegeven dat het noodzakelijk is om de mailbox te controleren om de voortgang van werkzaamheden tijdens ziekte te waarborgen. Daarnaast moet je werkgever jou vooraf informeren via interne richtlijnen, zoals gedragsregels of een protocol. Hierin moet duidelijk staan wat wel en niet is toegestaan, dat je zakelijke e-mail mogelijk gecontroleerd kan worden, waarom dit gebeurt, wanneer dit mag en op welke manier dit plaatsvindt. Ook moet duidelijk zijn om welke gegevens het gaat.

Is er geen duidelijke scheiding tussen werk en privé, dan kan het gebeuren dat je werkgever per ongeluk een privébericht opent. In dat geval moet dit bericht direct worden gesloten.

Vangnetregeling Ziektewet

Als je ziek bent als werknemer dan moet je werkgever jouw loon doorbetalen. Maar soms kan je werkgever aanspraak maken op een ziektewetuitkering van het UWV, dit is geregeld in de vangnetregelingen van de Ziektewet. Het UWV neemt dan tijdelijk over of compenseert de loondoorbetaling van een zieke werknemer. Dit kan bij de volgende vier situaties:

1. ziek door zwangerschap of bevalling;
2. ziek door orgaandonatie;
3. je zieke werknemer heeft een no-riskpolis;
4. je werknemer valt onder de compensatieregeling.

Als zieke werknemer hoef je niet te vertellen onder welke vangnetregeling van de Ziektewet je valt. Dit zegt namelijk iets over de aard van je ziekte. Deze informatie hoef je alleen te delen met de arbodienst of bedrijfsarts. Maar hierop zijn twee uitzonderingen, namelijk de no-risk polis en de compensatieregeling Je werkgever kan aan jou vragen of je onder één van deze twee vangnetregelingen valt. Dan moet je jou werkgever daarover informeren. Dit hoeft pas zodra je 2 maanden of langer in dienst bent.

Wat mag je werkgever niet vragen bij ziekte?

Je werkgever mag geen vragen stellen over wat je precies hebt of wat de oorzaak van je ziekte is. Dit zijn namelijk gezondheidsgegevens en die vallen onder bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens zijn extra privacygevoelig en mogen in de meeste gevallen niet worden verwerkt volgens de AVG. Het is begrijpelijk dat je werkgever wil weten hoe lang je ziek bent, maar daarvoor zijn geen medische gegevens nodig. De arbodienst of bedrijfsarts mag je werkgever informeren over de verwachte duur van je ziekte en wat je nog kunt doen (je belastbaarheid).

Zelfs als je toestemming geeft om te delen wat je mankeert, mag je werkgever deze informatie niet vastleggen. Dit komt doordat je als werknemer (financieel) afhankelijk bent van je werkgever. Daardoor kan toestemming nooit helemaal vrij gegeven worden, terwijl dat wettelijk wel verplicht is.

In de praktijk komt het vaak voor dat uit jezelf vertelt wat er aan de hand is. Het is begrijpelijk dat je werkgever zich betrokken voelt en deze informatie wil delen met collega’s. Toch bepaal jij zelf wat je hierover wilt delen. Je werkgever mag collega’s wel informeren over praktische zaken, zoals hoelang je afwezig bent. Ook kan je werkgever aan jou vragen wat je wilt dat er wordt gedeeld. Tegen collega’s kan worden gezegd dat het aan jou is om eventueel meer informatie te geven. Het is belangrijk dat jij je op geen enkele manier onder druk gezet voelt om persoonlijke informatie te delen, niet met je werkgever en ook niet met collega’s.

In uitzonderlijke situaties mag er, met jouw uitdrukkelijke toestemming, wel informatie worden gedeeld over je ziekte. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn als je epilepsie hebt of ernstige diabetes. In zo’n geval is het belangrijk dat collega’s weten hoe ze moeten handelen als het misgaat.

Welke informatie moet een werknemer zelf geven bij ziekte?

Naast de regels over wat een werkgever wel en niet mag vragen, heb je als werknemer zelf ook een eigen verantwoordelijkheid bij ziekte. Volgens de Wet verbetering poortwachter zijn werkgever en werknemer samen verantwoordelijk voor de re-integratie en het beperken van langdurig verzuim. Dit betekent dat je als werknemer zelf bepaalde informatie actief moet delen, ook als hier niet expliciet naar wordt gevraagd. Het gaat daarbij niet om medische gegevens, maar om informatie die nodig is voor het ziekteverzuimtraject en je terugkeer naar werk. Denk hierbij aan:

• dat je ziek bent en (tijdelijk) niet kunt werken
• of en wanneer je (deels) kunt starten met werkhervatting
• veranderingen in je situatie die invloed hebben op je re-integratie
• je bereikbaarheid tijdens ziekte
• het meewerken aan afspraken met de bedrijfsarts of arbodienst

Het uitgangspunt is dat je moet meewerken aan je re-integratie en actief moet bijdragen aan het plan om terug te keren naar werk.

 Wat is de rol van de arbodienst of bedrijfsarts?

De arbodienst ondersteunt jou en je werkgever bij ziekteverzuim en re-integratie. Daarnaast helpt de arbodienst bij het voorkomen van verzuim en het beperken van arbeidsrisico’s. Binnen een arbodienst werken verschillende deskundigen samen, zoals:

• Bedrijfsartsen
• Arboartsen
• Casemanagers
• Arbeidsdeskundigen
• Psychologen of coaches

Zodra je je ziek meldt, moet je werkgever dit tijdig doorgeven aan de arbodienst. Zij begeleiden vervolgens het verzuim. Werkgevers zijn verplicht om zich hierbij te laten ondersteunen door een bedrijfsarts.

De bedrijfsarts heeft een adviserende rol en kijkt naar jouw gezondheid in relatie tot je werk. Hij of zij beoordeelt wat je nog kunt en begeleidt het re-integratieproces vanuit medisch perspectief. Bij langdurig verzuim stelt de bedrijfsarts binnen zes weken een probleemanalyse en advies op. Op basis daarvan maak je samen met je werkgever een plan van aanpak voor je re-integratie.

Het is belangrijk om te weten dat je bedrijfsarts onafhankelijk is, ook al wordt deze betaald door je werkgever. De adviezen zijn altijd gericht op jouw gezondheid. De bedrijfsarts mag geen medische gegevens of privé-informatie met je werkgever delen. Wel mag hij of zij adviseren over werkaanpassingen, de verwachte duur van je verzuim en in hoeverre je kunt werken.

Twijfel je als werknemer aan het advies van de bedrijfsarts? Dan kun je een second opinion aanvragen bij je huidige bedrijfsarts. Dit kan alleen de werknemer doen, maar is altijd wel in overleg met de huidige bedrijfsarts. In het basiscontract tussen de werkgever en de arbodienst of bedrijfsarts staat vastgelegd welke bedrijfsarts of arbodienst de second opinion mag uitvoeren. De bedrijfsarts die de second opinion uitvoert, moet werkzaam zijn bij een andere arbodienst of organisatie dan de huidige bedrijfsarts. Soms zijn er meerdere mogelijkheden voor een second opinion opgenomen in het basiscontract. In dat geval mag de werknemer zelf een keuze maken. In principe moet een bedrijfsarts meewerken aan een verzoek voor een second opinion. Alleen bij zwaarwegende redenen mag een verzoek worden geweigerd. De bedrijfsarts moet deze reden dan wel schriftelijk uitleggen.

Daarnaast kan je als je het niet eens bent met het oordeel van de bedrijfsarts als werknemer maar ook als werkgever een deskundigenoordeel aanvragen bij het UWV. Het deskundigenoordeel wordt uitgevoerd door een onafhankelijke verzekeringsarts of arbeidsdeskundige. Zij beoordelen de situatie en geven hierover een oordeel. Het deskundigenoordeel kan betrekking hebben op:

• de arbeids(on)geschiktheid van de werknemer;
• de re-integratie-inspanningen van de werknemer en/of werkgever;
• de vraag of het aangeboden werk passend is voor de zieke werknemer;
• de vraag of de werknemer voldoende meewerkt aan de re-integratie.

De uitkomst van het deskundigenoordeel is niet bindend. Het is een advies. Hierdoor kan er tegen het deskundigenoordeel zelf geen beroep worden ingesteld. Wel kan het oordeel later een belangrijke rol spelen in een procedure bij de rechter of bij de beoordeling van de re-integratie door het UWV. Daarnaast is het niet mogelijk om opnieuw een deskundigenoordeel aan te vragen over exact dezelfde situatie. Een nieuw deskundigenoordeel kan alleen worden aangevraagd wanneer sprake is van een andere situatie.

Kortom: bij ziekte draait het om een goede balans tussen privacy en praktische informatie. Je werkgever mag alleen vragen wat echt nodig is, terwijl jouw medische gegevens beschermd blijven. Door hier zorgvuldig mee om te gaan, ontstaat er duidelijkheid en vertrouwen op de werkvloer.